電話のかけ方で困ってないですか?ビジネスから一般的に使える電話のかけ方のコツ

電話のかけ方

「ビジネス相手に電話のかけかたがわからない!」「会社やタウンワークなどの求人サイトへの応募の仕方がわからない」など電話のかけ方がそもそも意味不明ですよね?

僕も初めは電話のかけ方がわからな過ぎて悩みました。電話って怖いですよね・・。

そんな僕ですが、事務の仕事を経験した事や面接など20社以上電話したり・・それなりに怒られながら電話をかけたり電話対応経験をしてきました!

そんなわけで電話のかけたの知識や失敗しないノウハウも踏まえて紹介したいと思いますのでこれから電話をかけようしている方に参考にしてみてください。

電話をかける話の流れ【基礎】

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電話をかける時は、話す流れがあります。

【複数中の組織から指名して電話をする】⓵名前を名乗る→②話したい相手を呼ぶ→③要件を言う→④電話を切る

【特定の人に初めて電話する】⓵相手の電話番号か確認→②名を名乗る→③要件を話す→④電話を切る

これだけです。

話す順番を間違ったり、言葉が抜けていると「えっなんだよ?何が言いたいんだよ」「お前なんなんだよ」「何の用だよ?」ってなので順番を守って電話しましょう!

イメージとしては、友達に連絡する感覚で丁寧に話すだけです。

「あっ俺だけど○○さん?○○日の飲み方だけどどうする?居酒屋○○でいい?了解!じゃ○○でよろしくね!また電話するよ」まさにこれです。

いつも電話してる流れで相手に電話するだけです!

電話をかける前の注意点とマナー【準備編】

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電話をかける前に注意点と一般的なマナーを抑えておくと失敗や怒られることも減るので電話をかける前に是非確認しておきましょう。

  1. メモを用意する
  2. 朝・お昼・帰り時のなどの忙しい時間帯は避ける
  3. 電話する内容を確認しておく
  4. 相手の情報を確認する
  5. 相手が話した内容は復唱する
  6. 自分が対応できない場合は確認後折り返し電話するか分かる者に変わる
  7. 受話器をそっと置く

これだけできれば、ほぼ十分です。

メモを用意する

電話をする前にメモ用紙を用意しましょう。

メモをする理由としては、相手の情報を確実にゲットする為です。

例えばですが、電話では名前・会社名・電話番号・要件を聞くので何度も聞くのは怒られせる原因ですし、トラブルや引継ぎがあった場合に「聞いた事を覚えていない」ってのはヤバいです。

自分を守るためにメモを隣に用意して電話するようにしましょう(^^♪

 

朝・お昼・帰り時のなどの忙しい時間帯は避ける

電話する時間ですが、相手が忙しいと思われる時間帯に電話するのは緊急でない限りやめましょう!

朝→ミーティングや朝礼など準備で追われている

お昼→休憩時間で休みたい

夕方→帰る支度をしている

できれば、10時~11時30まで・14時~16時の間辺りが良い時間帯です。

電話をする時は、時間を見て電話するのがおすすめです。

 

電話する内容を確認しておく

自分から電話をする場合は、電話する内容を確認しておきましょう!

というのも言いたい事がまとまっていないとパニくるし相手も「えっ何なの?」って感じになりますので・・。

あれやこれや考えると大変なので一番聞きたい事をしっかり意識して言いたい事を完結にまとめて電話に挑みましょう。

 

相手の情報を確認する

電話相手をしっかり確認しましょう!

というのも間違え電話をしてしまったまま電話している時が時間の無駄です。

例えば、佐藤商事の田中さんに電話したつもりが田中商事の佐藤さんに電話して相手を確認せずにダラダラ電話してしまっていることです。

最終的に間違い電話で終わるのですが・・。最初に「○○さんでよろしいでしょうか?」「○○様はいらっしゃいますか?」など電話する相手を確認してから電話しましょう。

 

相手が話した内容は復唱する

確認するために相手が言った内容は復唱しましょう。

大体が話が終わってまとめる時に復唱します→「○○で間違いないですね?」と確認を取ります。

正直言えば復唱はしなくても大丈夫ですが、聞き違いをしていたりするために防止策として復唱すれば確実な仕事と言えるでしょう。

ここはおまかせです。

 

無理に自分で解決しようとしない

電話の内容次第では、どうしても自分で解決できない場合があります。

その場合は、2つの答えを用意してください。

⓵「担当の者に変わりますので少々お持ちください。」

②「申し訳ないのですが、確認するのに時間がかかるのでお調べしてから折り返し電話しますので電話番号を頂いてよろしいでしょうか?」

⓵はあなたが新人でわからない電話は回していいという指示があればです。②は自分でわからない問題を一旦しらべて折り返して電話するということです。

 

受話器をそっと置く

電話を終了する時は、そっと電話をおきましょう。

電話を「ガチャ」って切ると嫌な気持ちになります(笑)僕も電話越しで受話器を「ガチャ」って切られると耳が痛いし嫌な気分になります。

ポイントは電話を切るときは受話器を置かず、フックを押してから受話器を静かに感じで切れば相手も嫌な思いはしなくなるので実践してみて下さい。

 

電話のかけ方【シーン毎】

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電話のかけ方でも様々なシーンがあると思うので、シーン毎で例を出して解説していきますので参考に・・・。

電話のかけ方⓵ビジネス編

ビジネスの電話のかけ方です☟

相手「はいっ○○株式会社です。」

あなた「いつもお世話になっています。私○○株式会社の○○と申します。」

あなた「○○部署の○○様は、いらっしゃいますか?」

相手「○○ですね?少々お待ちください。」

※相手が出る

あなた「お世話になっています。私○○株式会社の○○と申します。○○の件でご連絡しました。」

※要件をまとめてお話をする

※話が終わる

あなた「お忙しい中ありがとうございました。失礼いたします。」

電話のかけ方②お客様

お客様への電話のかけ方です☟

あなた「○○様のお電話番号でよろしかったでしょうか?私○○会社の○○と申します。」

相手「○○ですが。なんでしょうか?」

あなた「○○の件でお電話しました。只今お時間よろしいでしょうか?」

あなた「○○の件で~~~~」

※要点をまとめて簡潔に電話する。

電話が終わる

あなた「お忙しい中ありがとうございました。では失礼いたします。」

電話のかけ方③予約

予約の仕方です☟

相手「こちら○○でございます。」

あなた「予約したいのですが?」

相手「ではお名前と来店日はいつになりますか?」

あなた「名前は○○で、○日の○○時でお願いできますか?」

相手「かしこまりました。では○○様。○○日の○○時でお待ちしております。失礼いたします。」

電話のかけ方④就活・バイト

☞面接の連絡

相手「はいっ株式会社○○です。」

あなた「求人サイト○○を拝見しまして、応募のお電話をしました。」

相手「この度は、応募いただいてありがとうございます。ではお名前と年齢、現在のご職業をお伺いしてもよろしいですか?」

あなた「名前は○○、年齢は○○で現在○○をしています。」

相手「では面接の日時を決めるので○○はどうでしょうか?」

あなた「はいっ大丈夫です。」

相手「では○○日の○○時にお待ちしております。」

あなた「ありがとうございます。○○日の○○時にお伺いいたします。失礼いたしました。」

 

☞面接日時の確認

あなた「お忙しいところすみません。
先日アルバイトの採用を頂いた○○と申します。店長さんはいらっしゃいますか?」

相手「はい○○です。」

あなた「お忙しいところすみません。
○日の出勤時間の確認をしたいのですが…13時からで間違いなかったでしょうか?」

相手「はい。その時間で予定しています」

あなた「ありがとうございました。失礼します。」

 

☞採用

あなた「○○と申しますが、担当採用者の○○様はいらっしゃいますか?」

相手「はいっ○○です。」

あなた「私先日面接させていただいた○○と申します。この度はお忙しいところ、会社見学のお時間をいただきありがとうございました。色々と考えさせていただいた結果、是非御社で働かせていただきたいのでよろしくお願いします。」

 

電話かけた時に役に立つフレーズと言葉

電話でかけるときによく使うフレーズを覚えておくと便利なのでこちらもメモっておきましょう!

御社・・相手の会社を指す

弊社・・自分の会社

私○○と申します。・・僕は○○だよ!

いらっっしゃいますか?・・いますか?

かしこまりました・・わかった。

いつもお世話になっております。・・ビジネス相手での会話の頭に使う言葉。

でわ失礼いたします。・・ばいばい

この辺りは、電話でよくキーワードなので積極的に使ってみて下さい。

電話に失敗orアクシデントが起きたら?

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電話をかけてるとよくあるアクシデントがあります・・。

電話アクシデントで起きた時の回避法を紹介していきます。

不在

相手がいない時は、相手が戻ってくる時間を聞いて電話をかけ直します。

先方に「折り返しかけてもらえますか?」ってのは相手に電話代もかけてしまうし用事がある方が連絡するのが当たり前なので注意です。

戻る時間を聞いて「改めて電話を差し上げます」と捨て台詞をはいて切りましょう!

 

内容がわからない

内容が意味不明の時は,保留音にしてわかる人のに聞いてから再度お話をします。

例)

あなた「お電話ありがとうございます。○○です。」

相手「あの先月の見積もりで聞きたいんだけど、○○の請求は前回分の10%引いての請求でいい?」

あなた「見積もりの件ですね?少々お待ちください。」

~聞く~

あなた「○○様。請求の件ですが今回は10%カットの請求で大丈夫でございます。」

相手「ありがとう」

電話で何を言っているかわからない人もいるので、保留にして分かる人に聞くか時間がかかる場合はかけ直したり、電話を変わってもらったりして対処しましょう!

 

言葉が聞き取れない

相手が何を言っているのかわからない場合は「聞こえません」ではなく「申し訳ございません、少しお電話が遠いようでございます」「電波の調子が悪いようです」などどオブラートに言ってみましょう。

大体は「電波が遠いようです」が多いような感じです。

「えっ聞こえない」というと相手が怒る可能性があるので注意しましょう!

 

キレられる

キレられたりしたらクレームの電話は、謝ってただ話を聞きましょう!

ただ「はい」と聞くだけです。そして合間に「申し訳ございません」と謝るだけです。

そのうち怒りが収まるので後は「今後は気を付けるので申し訳ございませんでした。失礼いたします。」で電話を切ればOKです。

 

 

これで大体は電話に対応できます。

電話する前に話すことをまとめ落ち着いて話しましょう!以上です!あなたならできます!

 

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